...e non essere mai più in ritardo con le scadenze
La piaga dei giorni nostri, nel mondo del lavoro, è l’urgenza, ma il lavoro che costa poco, fatto bene e velocemente non esiste!
Le tre variabili Tempo, Costo e Qualità vanno a braccetto due a due, un lavoro fatto bene, a basso costo e realizzato in poco tempo é un’utopia, perché:
- lavorare in emergenza richiede un lavoro di squadra ben coordinato se lo si vuole fatto bene, e con molte persone coinvolte per controllare ed eliminare errori i costi aumentano;
- un lavoro di qualità richiede molteplici revisioni e di conseguenza tempo, il che significa che molte persone saranno coinvolte a lungo e dovranno essere pagate di conseguenza;
- d’altro canto, un lavoro che costi poco deve essere fatto in economia, riducendo le persone coinvolte, se lo si vuole in poco tempo non potranno esserci mille revisioni, briefing e debriefing, se lo si vuole di qualità si dovranno fornire materiali semi-finiti.
Se vuoi ottenere un lavoro economico e fatto bene devi farlo nel giusto tempo. In che modo? Imparando a organizzare meglio il tuo lavoro e quello degli altri.
Il lavoro che costa poco, fatto bene e velocemente non esiste! qualcosa viene penalizzato.
Il progress attività
Se non hai a disposizione strumenti di Project Management o di Team Working, un modo semplice e gratuito che ti consente di organizzare il lavoro di marketing e rispettare le scadenze, è il Progress Attività.
Il Progress è una lista, o una tabella, delle macro (e micro) attività da svolgere, la data ultima di consegna di ciascuna attività e la persona, o il team, incaricati di svolgerle.
Il modo più efficace per elaborare un Progress è partire dalla data ultima di consegna del prodotto finito, quella inderogabile entro cui il materiale di comunicazione deve assolutamente nelle mani di chi lo utilizzerà. La scaletta con le date intermedie é ricostruita a ritroso, ripercorrendo tutte le fasi produttive al contrario, e verificando le tempistiche di lavorazione di ciascun operatore; si arriva in ultimo alla data d’inizio lavori.
Per evitare di bucare la consegna, è buona norma aggiungere qualche giorno extra per gli imprevisti, in particolare alle fasi più critiche e che non dipendono da te, come la spedizione e le revisioni da parte dei colleghi. Capita spesso che un corriere non riesca a consegnare nella data prevista, che un macchinario si guasti durante una lavorazione o che si voglia far controllare il contenuto ad un Manager o a un Tecnico a cui non si era pensato inizialmente.
Come costruire un Progress Attività
Poniamo il caso di avere un Evento e di voler produrre del materiale di Comunicazione da portare e distribuire al pubblico, come ad esempio una Brochure di prodotto.
Sappiamo che le macro fasi per la produzione di una Brochure sono:
- Raccolta dei materiali (informazioni, media, citazioni)
- Elaborazione dei contenuti (bozza)
- Stesura del Brief per l’Agenzia
- Impaginazione del contenuto, comprensivo di revisioni interne, correzioni e creazione dell’esecutivo finale
- Stampa della Brochure
- Consegna/distribuzione
Per costruire un progress efficace si inizia dal basso, ossia dalla data di consegna ultima e inderogabile del prodotto finito, nel nostro esempio la data della Fiera, che supponiamo sia il 31 maggio.
Se hai una buona esperienza e lavori con fornitori abituali, puoi stimare i tempi necessari; diversamente, soprattutto quando ti avvali di fornitori nuovi, dovrai chiedere a ciascuno i tempi di lavorazione.
Verifica esattamente di cosa hanno bisogno i singoli gruppi di lavoro per portare a termine la fase. Ad esempio: testi, immagini, font, loghi, perché se ti manca un pezzo potresti aver bisogno di tempo per produrlo.
La stima delle tempiste seguirà quindi l’ordine inverso:
- Consegna/distribuzione
- Stampa della Brochure
- Impaginazione del contenuto, comprensivo di revisioni interne, correzioni e creazione dell’esecutivo finale
- Elaborazione dei contenuti (bozza) e raccolta dei materiali (informazioni, media, citazioni)
Per monitorare il lavoro e avere ogni fase sotto controlloè utile definire scadenze intermedie.
Vediamole una ad una:
Consegna
Nel nostro esempio la data dell’Evento è il 31 maggio, la Brochure dovrà essere presente allo stand il giorno di apertura della fiera al pubblico, quindi dovrà essere disponibile in fase di allestimento per collocarla negli appositi spazi.
È necessario conoscere i tempi dettati dall’organizzatore della fiera per la consegna dei materiali (di norma 2/3 giorni prima) e calcolare tutti i tempi per la Logistica, ossia imballaggio, affido al corriere e tempi di spedizione.
Così facendo arriverai a definire la data di affido della merce al corriere, ipoteticamente il 22 maggio. Se il corriere ritirerà presso la tua Azienda calcola anche i tempi di consegna dalla fase precedente (la stampa); entro il 17 maggio dovrai ricevere le Brochure finite e imballate dallo Stampatore.
Stampa
Calcola i tempi di Stampa, chiedi allo stampatore quanto impiegherà a stampare, tagliare, rifinire, imballare e spedire il materiale .
Nel caso della Brochure ipotizziamo una settimana per la stampa e l’asciugatura più tre giorni per la consegna. Aggiungi alcuni giorni per gli imprevisti, visto che gli operatori coinvolti sono molti e i passaggi numerosi.
Totale stimato nel nostro caso circa 2 settimane. Lo stampatore dovrà quindi rivevere l’esecutivo (nel formato che ti ha richiesto, ad es. pdf aperto comprensivo di immagini e font, con crocini e abbondanze di 5 centimetri per lato) entro e non oltre la data del 3 maggio.
Impaginazione
Se hai un’Agenzia Creativa o un creativo freelance di fiducia, conosci già i suoi tempi di lavorazione, diversamente chiedi quanto ci vuole per creare il layout e impaginare la Brochure dalla consegna del brief.
Includi due/tre revisioni e calcola i tempi necessari per ricevere e impacchettare i feedback di tutte le persone coinvolte nella revisione dei contenuti, i Product manager, gli Ingegneri, i Commerciali, i Manager. Più sono le persone coinvolte, maggiore è il tempo per raccogliere i commenti, discuterli in caso di incongruenze e aggregarli in modo che siano comprensibili per il grafico.
In linea di massima potremmo ipotizzare 5/7 settimane per un aggiornamento di una Brochure preesistente, ossia entro il 13 marzo dovrai fare il brief all’agenzia creativa.
Eravamo a maggio a siamo finiti a marzo, non é incredibile quanto tempo ci voglia per un singolo passaggio?
Raccolta e Creazione contenuti
La creazione/revisione di una brochure è di norma definita nel Piano di Comunicazione redatto dal Marketing Manager, e approvato dal CMO, nell’ultimo trimestre dell’anno fiscale precedente a quello in cui servirà la brochure.
Nel piano sono inclusi gli obiettivi di marketing e la tipologia di materiali di comunicazione necessari a raggiungerli, e sarà quindi chiaro se si tratti di una Brochure Istituzionale, di Prodotto, di Linea, di un nuovo materiale o di una revisione di un documento preesistente.
Nel nostro caso abbiamo considerato una revisione di una Brochure esistente, potrebbero essere quindi sufficienti 4 settimane per raccogliere correzioni e aggiornamenti dai vari dipartimenti e responsabili coinvolti; fissando quindi l’inizio dei lavori per il 10 di febbraio.
Se invece si trattasse della creazione di una nuova brochure, da elaborare da zero, i tempi si allungano di tre/quattro mesi, a seconda di quante persone siano coinvolte e quali lavorazioni intermedie siano necessarie. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare uno shooting fotografico per produrre nuove immagini di prodotto, del team, delle lavorazioni o dell’azienda, e tra recupero dei materiali, allestimento set, richieste preventivi, shooting e post produzione delle foto, potrebbero volerci uno/due mesi aggiuntivi.
Esempio del progress
Ricapitolando, un Progress infallibile per la Revisione di una Brochure da portare ad un Evento che si terrà il 31 maggio, necessita di circa 15 settimane e mezzo di lavorazione:
Progress (macro) Revisione Brochure XYZ:
- 10/02 richiedere informazioni e correzioni ai colleghi | Content Manager
- 13/03 invio del brief all’agenzia creativa
- 03/05 consegna dell’esecutivo allo stampatore | Agenzia + Azienda
- 17/05 ricezione della merce in azienda | Stampatore
- 22/05 affido della merce al corriere per spedizione in fiera | Content Manager
- 28/05 consegna merce e allestimento | Corriere
- 31/05 Fiera
Per monitorare il lavoro nelle fasi più lunghe o complesse, e avere sempre le scadenze sotto controllo, è utile definire scadenze intermedie delle micro attività, come nel seguente esempio:.
Progress (micro) Revisione Brochure XYZ:
- 10/02 richiedere informazioni e correzioni ai colleghi | Content Manager
- (17/02 invio correzioni | Product Manager)
- (24/02 invio correzioni | Commerciali)
- (10/02 Consolidare review in unico Brief per Agenzia | Content Manager)
- 13/03 invio del brief all’agenzia creativa
- (27/03 Prima bozza layout | Agenzia)
- (03/04 Prima review bozza | Azienda)
- (10/04 Seconda bozza layout | Agenzia)
- (17/04 Seconda review bozza | Azienda)
- 03/05 consegna dell’esecutivo allo stampatore | Agenzia + Azienda
- 17/05 ricezione della merce in azienda | Stampatore
- 22/05 affido della merce al corriere per spedizione in fiera | Content Manager
- 28/05 consegna merce e allestimento | Corriere
- 31/05 Fiera
Quando le attività da pianificare sono molte potrebbe essere utile utilizzare strumenti di Project Management per gestire le scadenze dei vari progetti, coinvolgere le persone necessarie e monitorare eventuali sovraccarico o ritardi.
Quando le attività da pianificare sono molte potrebbe essere utile utilizzare strumenti di Project Management
Ora che sai come tenere sott’occhio le tue scadenze e pianificare le tue attività, non hai più scuse per far correre i colleghi e fornitori 😉
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Foto di Luis Villasmil su Unsplash
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